Gemeinsam auf die nächste Leistungsstufe: Benchmarking im Team

Benchmarking ist ein mächtiges Werkzeug für kollaboratives Lernen

Seit seiner Erfindung hat sich Benchmarking kontinuierlich weiterentwickelt und in Wirtschaft und Verwaltung etabliert. Wird Benchmarking im Team beispielsweise mit Teilnehmern aus unterschiedlichen Unternehmen angewendet ist es zudem ein mächtiges Werkzeug für kollaboratives Lernen. Alle Teilnehmer bringen ihr Wissen, ihre Erfahrungen und Best Practices zu einer bestimmten Themenstellung ein. Dieses Wissen wird vernetzt, gemeinsam weiterentwickelt und darauf aufbauend werden konkrete Handlungsbedarfe definiert. Einerseits bekommen alle Teilnehmer eine Rückmeldung über den bisher erreichten Leistungsstand des diskutierten Produktes, Prozesses etc.: Wo stehen wir? Andererseits ist diese Rückmeldung von Anfang an mit konkreten Ansätzen zur Weiterentwicklung und Optimierung kombiniert: Wie können wir die nächste Leistungsstufe erreichen?
Dabei lassen sich zwei grundlegende Typen von Benchmarking-Ansätzen unterscheiden. Beide Ansätze haben gemeinsam, dass sie sich immer auf ein konkretes „Benchmarkingobjekt“ beziehen, das im Mittelpunkt der Analysen und Diskussionen steht. Dabei kann es sich um ein Produkt, einen Prozess oder auch andere Strukturen (Aufbauorganisation, Abteilungen, Vorgehensweisen etc.) handeln.

• Kennzahlenbasiertes Benchmarking
  Der Fokus beim kennzahlenbasierten Benchmarking liegt auf der Gegenüberstellung von Prozessen, Strukturen oder Produkten (=Benchmarkingobjekt) auf Basis von Leistungskennzahlen. Dadurch werden Unterschiede sichtbar, die im Detail betrachtet werden und Hinweise auf Handlungsfelder geben. Kennzahlenbasiertes Benchmarking setzt die Vergleichbarkeit der betrachteten Inhalte voraus und wird deshalb bevorzugt innerhalb von Branchen angewendet. Konkrete Einsatzgebiete in der Wirtschaft sind beispielsweise Produktivitäts-, IT-Kosten- oder Organisationsbenchmarking. Ein bekanntes Beispiel in der Verwaltung ist die in Kanada jährlich durchgeführt „Ontario Municipal Benchmarking Initiatve" mit 15 Kommunen, die Leistungskennzahlen in 37 Service Bereichen benchmarken.

• Lösungsorientiertes Benchmarking
  Beim kennzahlenbasierten Benchmarking werden konkrete Handlungsfelder meist im Rahmen von Kennzahlenvergleichen bestimmter Benchmarkingobjekte identifiziert. Lösungsbasiertes Benchmarking hat im Gegensatz dazu von Anfang an eine spezifische Problemstellung im Fokus, die es durch den Austausch und die Vernetzung von Wissen aus unterschiedlichen Branchen, Blickwinkeln und Funktionen zu lösen gilt. Dabei haben unkonventionelle Lösungsansätze Vorrang, d.h. ein Team mit Erfahrung in unterschiedlichen Branchen, Funktionen, Kulturkreisen etc. unterstützt lösungsorientiertes Benchmarking. So kann sich Beispielsweise ein Team aus der Luftfahrt- und Automobilindustrie mit dem Ziel die Anzahl der gebauten Prototypen zu reduzieren, über die Virtualisierung neuer Produktanläufe austauschen. Auch wenn die Ansätze von Branche zu Branche nicht 1:1 übertragen werden können, geben sie wertvolle Hinweise für alternative Herangehensweisen, die bisher nicht erwogen wurden. Die Entwicklung von „Out of the Box“-Lösungen wird durch lösungsorientiertes Benchmarking unterstützt.

Erfolgsfaktoren Benchmarking: Das richtige Team, Bereitschaft voneinander zu lernen und eine strukturierte Vorgehensweise

Wir sehen drei wichtige Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Benchmarkingprojekten:

• Die richtige Teamzusammensetzung
  Als Grundlage für die Auswahl der Teilnehmer dient die Zielsetzung der Benchmarkingprojekts. Je stärker die Benchmarkingaktivität in Richtung Lösungsorientierung geht, desto heterogener kann das Team zusammengesetzt sein (z.B. Vertreter aus unterschiedlichen Branchen). Bei kennzahlenorientierten Benchmarks steht im Gegensatz dazu die branchen- und fachbezogene Expertise im Vordergrund.
  
   
• Bereitschaft Wissen zu teilen und von anderen zu lernen
  Benchmarking im Team baut auf der Prämisse auf Wissen zu teilen und voneinander zu lernen, sodass am Ende für alle Teilnehmer eine win-win Situation entsteht.

• Strukturierte und fokussierte Vorgehensweise
  Benchmarking im Team ist im Grundsatz ein Optimierungsprojekt, das eine entsprechende Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung benötigt. Dazu gehören eine klare Zielorientierung mit einer messbaren Ergebniserwartung, eine Zeitplanung mit Meilensteinen und eine professionelle Moderation, welche die optimalen Rahmenbedingungen sicherstellt.

Benchmarking im Team liefert, richtig angewendet, neue Lösungsansätze, hilft Wissen zu generieren und sichert so eine stetige Weiterentwicklung im Unternehmen.

Referenzen/Literatur:
Ontario Municipal Benchmarking Initiative „Partnering for Service Excellence“: http://www.ombi.ca
Benchmarking als Management-Werkzeug http://www.bain.de/Images/BAIN_BRIEF_Management_Tools_2015.pdf 
Benchmarking in the Public and Nonprofit Sectors: Best Practices for Achieving Performance Breakthroughs Author: Patricia Keehley, Jossey-Bass Inc.,U.S. 2008