Acht goldene Regeln für effektives Moderieren

Workshops sind das Werkzeug der Wahl, wenn es darum geht anspruchsvolle Fragestellungen schnell und effizient im Team zu bearbeiten. Neben einer optimalen Vorbereitung hat die Moderation des Workshops einen wesentlichen Einfluss auf die Ergebnisqualität. Wir haben die acht goldenen Regeln für eine effektive Moderation zusammengefasst.

1. Managen Sie die Erwartungen der Teilnehmer

Als Moderator sind die Workshop-Teilnehmer Ihre Kunden. Deren Erwartungen an den Workshop und vor allem an die Workshop-Ergebnisse bilden den Maßstab an dem Ihre Leistung gemessen werden wird. Mit der vorab kommunizierten Agenda und Zielsetzung des Workshops haben Sie bereits die Grundlage für einen „Zielkontrakt“ geschaffen. Diesen gilt es am Beginn des Workshops noch einmal zu reflektieren, ggfs. anzupassen und in der Gruppe zu verankern.

2. Seien Sie neutral in Bezug auf die Inhalte und Teilnehmer

Ihre Aufgabe als Moderator ist es den Workshop methodisch und prozessual zu führen. Spätestens wenn die Diskussionen kontrovers und emotional werden steigt jedoch das Risiko, dass Sie inhaltlich Stellung beziehen und damit Ihre Neutralität verlieren. Vermeiden Sie deshalb Aussagen oder Positionen wertend hervorzuheben oder inhaltlich Einfluss zu nehmen. Heben Sie stattdessen Unterschiede hervor und motivieren Sie das Team eine gemeinsame Position zu erarbeiten.

3. Achten Sie auf die Kommunikation „zwischen den Zeilen“

Workshops sind Kommunikation. Diese findet jedoch nicht nur auf der Sachebene sondern immer auch auf der Beziehungsebene statt. Achten Sie als Moderator deshalb auf unterschwellige Konflikte und Spannungen im Team oder Ihnen gegenüber. Versuchen Sie deren Ursache zu verstehen und deren Einfluss auf die Zielerreichung im Workshop einzuordnen. Damit haben Sie den ersten Schritt in Richtung Konfliktlösung getan.

4. Behalten Sie das große Ganze im Auge

Als Moderator tragen Sie die Verantwortung für das Zeit- und Agenda-Management. Wenn sich eine Gruppenarbeit und Ergebnispräsentation an die andere reiht neigt man dazu den Blick auf das große Ganze zu verlieren. Nutzen Sie deshalb Pausen und Gruppenarbeiten, um den Workshop-Fortschritt zu reflektieren und mit der Agenda abzugleichen.

5. Stellen Sie sich auf Überraschungen ein

Workshops sind sogenannte „nicht triviale Maschinen“. Im Gegensatz zu trivialen Maschinen lässt sich das Verhalten von nicht trivialen Maschinen nicht genau vorhersagen. Seien Sie deshalb nicht überrascht, wenn der Workshop eine andere Richtung als die ursprünglich geplante einschlägt. Hat die Richtungsänderung Ihrer Meinung Auswirkungen auf die Zielerreichung, sollten Sie die ansprechen und die Ergebniserwartungen der Teilnehmer neu ausrichten.

6. Verankern Sie Entscheidungen in der Gruppe

Workshop-Ergebnisse sind nur dann nachhaltig, wenn sie von allen Teilnehmern akzeptiert und unterstützt werden. Insbesondere in Teams mit dominanten Mitgliedern kann es sein, dass dieser Konsens jedoch nur oberflächlich existiert. Binden Sie deshalb alle Gruppenmitglieder in die Diskussion ein. Fragen Sie nach, ob alle mit dem Vorschlag einverstanden sind bevor Sie diesen für alle Mitglieder sichtbar dokumentieren (z.B. Flipchart, Pinnwand) und zum nächsten Agendapunkt übergehen.

7. Fragen Sie nach, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie richtig verstanden haben

Als Moderator dokumentieren Sie die Gruppenergebnisse. Dies erfordert häufig, dass das gesprochene Wort in Kernaussagen zusammengefasst und auf einem Flipchart oder auf einer Pinnwand dokumentiert wird. Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie nicht ihre Formulierung dokumentieren sondern jene, die von der Gruppe vorgeschlagen wird. Fragen Sie deshalb einfach nochmal in die Gruppe, wenn Sie sich mit der Formulierung nicht ganz sicher sind. Damit bestätigen Sie das Ergebnis nochmals und können sich sicher sein, den richtigen Wortlaut verwendet zu haben.

8. Schreiben Sie groß und deutlich

Flipcharts, Pinnwände, Moderationskarten etc. gehören zur Basisausstattung jedes Workshops. Ihre Wirkung entfalten diese Werkzeuge jedoch erst, wenn Sie als Moderator diese nutzen, um die Gruppenergebnisse zu dokumentieren oder den Workshop zu strukturieren. Ihre Schrift und deren Lesbarkeit bildet dafür die Grundlage. Schreiben Sie deshalb immer groß genug und deutlich, sodass alle Teilnehmer Ihrer Dokumentation und damit dem Workshop folgen können.

Zu jedem Workshop gehört eine abschließende Zusammenfassung, die eine kurze Feedbackrunde beinhaltet. Damit ist es jedoch noch nicht getan. Zu einem erfolgreichen Workshop gehört auch eine professionelle Ergebnisdokumentation. Auch hier gibt es wieder unterschiedliche Ansätze und Erfolgsfaktoren, die wir in unserem nächsten Blog vorstellen werden.