Meetings sind Gift und Protokolle sind Verschwendung?

Meetings sind Gift wenn sie Kapazitäten binden und keinen spürbaren Nutzen generieren

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein Meeting wird hastig beendet, da der geplante Zeitrahmen bereits überzogen ist. Kollegen warten bereits ungeduldig vor dem überfüllten Besprechungszimmer auf den Folgetermin. Einige Teilnehmer sitzen vor offenen Laptops/Tablets/Smartphones und nutzen die letzten Minuten zum Fertigstellen von E-Mails. Zwei Teammitglieder haben die Besprechung bereits vorzeitig verlassen, um einen wichtigen Paralleltermin nicht zu verpassen. Kennen Sie diese oder ähnliche Situationen? Die Konsequenzen sind Stress, Frustration und allem voran: Keine konkreten Ergebnisse. In den Worten von Fried und Heinemeier: Meetings sind Gift, da sie Teams und ganzen Organisationen binden, ohne spürbaren Nutzen zu generieren. Drei Zutaten für erfolgreiche Meetings: Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung Während schlechte Besprechungen mehr Schaden anrichten als sie nützen sind gut organisierte Meetings ein wichtiger Erfolgsfaktor exzellenter Organisationen und Teams. Was macht ein gutes Meeting aus? Wir sind der Meinung, dass das Rezept für gute Besprechungen aus drei Zutaten besteht.

1. Vorbereitung

Jede Besprechung ist eine Investition. Die Teilnehmer investieren Zeit und Energie, die Organisation stellt die Infrastruktur und Finanzmittel zur Verfügung. Damit sich ein Meeting rechnet muss deshalb am Ende immer ein Ergebnis stehen. Auch wenn sich das Ergebnis nur selten unmittelbar monetär bewerten lässt muss die „Investition Meeting“ gut geplant und vorbereitet werden. Wir nutzen beispielsweise folgende Leitfragen für die Vorbereitung von Besprechungen:

• Welches Ziel wird mit dem Meeting verfolgt?
• Wie bettet sich die Besprechung in den Gesamtkontext ein?
• Wer soll an dem Meeting teilnehmen, um das gewünschte Ziel zu erreichen?
• Welche Erwartungen haben die Teilnehmer an die Besprechung?
• Welche Vorkenntnisse in Bezug auf die Zielsetzung bringen die Teilnehmer mit?
• Wieviel Zeit ist notwendig, um das gewünschte Ziel zu erreichen?
• Wie sieht der „rote Faden“ der Besprechung aus, um das gewünschte Ziel in dem geplanten Zeitraum zu erreichen?
• Welche Agenda leitet sich aus der Zielsetzung und dem „roten Faden“ ab?
• Wer ist für die Vor-, Nachbereitung und Moderation der Besprechung verantwortlich?
• Wo findet das Meeting statt und welche Infrastruktur ist für die Durchführung erforderlich?

2. Moderation

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Eine gute Moderation leistet mit entsprechenden Leitplanken für die konkrete Durchführung einen weiteren wichtigen Beitrag zum Erfolg der Besprechung. Die Moderation kann vom Organisator der Besprechung oder auch von einem neutralen Dritten durchgeführt werden. Folgende Aufgaben stehen dabei im Mittelpunkt:

• Zeitmanagement
• Eröffnung, Überleitung und Abschluss der Besprechung
• Führung der Besprechung anhand des „roten Fadens“
• Dokumentation der Ergebnisse
• Einfordern der Besprechungsregeln
• Methodenunterstützung

Ein guter Moderator weiß wann eine Intervention notwendig ist und wann die Besprechung besser ihrem Lauf gelassen werden soll. Einen wesentlichen Beitrag bei der Wahl der Moderationsstrategie spielt die Teamzusammensetzung.

3. Nachbereitung

Die dritte Zutat für ein erfolgreiches Meeting ist die Nachbereitung. Diese umfasst die Dokumentation der Ergebnisse, sodass diese auch nach der Besprechung verfügbar sind. Eine gute Nachbereitung ist die Voraussetzung, damit die Ergebnisse der Besprechung für die Organisation verwertbar werden und darauf Bezug genommen werden kann. Sie kann auch als Ansatzpunkt für nachfolgende Meetings dienen. Jede Besprechung ohne Nachbereitung ist Verschwendung. Natürlich muss das Ziel der Nachbereitung nicht immer ein schriftliches Protokoll sein. Oftmals reicht eine kurze Zusammenfassung per E-Mail oder eine Maßnahmenliste. Weitere Beispiele können sein:

• Kurzzusammenfassung per E-Mail
• schriftliches Protokoll (Meeting Minutes)
• Fotodokumentation
• Mitschrift der Besprechung
• Maßnahmenliste
• Ergebnispräsentation

Eine gute Investition rechnet sich nach kurzer Zeit. Das gleich gilt für gute Meetings. Entscheidungen werden schnell und nachhaltig getroffen, neues Wissen wird generiert und Informationen werden an jene Personen weitergeben, die diese brauchen, um wiederum Entscheidungen zu treffen. Die richtige Zusammensetzung der drei Zutaten Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung macht am Ende den Unterschied zwischen Gift oder Segen.

Referenzen/Literatur:

Meetings sind Gift: Plädoyer für eine neue Geschäftskultur; Jason Fried, David Heinemeier Hansson; Goldmann Verlag, 2013
The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done; Peter F. Drucker; Harperbusiness Essentials, 2006
The Economist; Decluttering the company, Aug 2nd 2014; http://www.economist.com/news/business/21610237-businesses-must-fight-relentless-battle-against-bureaucracy-decluttering-company