Verteiltes Arbeiten im Team – Welche Anforderungen erfüllt ein idealer Collaboration Space?

Dropbox oder GoogleDrive für die Datenablage? Skype für Videokonferenzen? Eine Gruppe in Facebook oder Whatsapp zur Kommunikation? Kostenpflichtige Webservices wie Project Place oder Basecamp? Themen wie Datenschutz, Versionierung von Dokumenten und die die Möglichkeit Gruppenverteiler für Benachrichtigungen zu nutzen werden besprochen. Am Ende einigt man sich auf GoogleDrive zur Ablage und gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Die Kommunikation soll über eine Facebook-Gruppe und Skype abgewickelt werden. Ein Kompromiss, der wahrscheinlich funktioniert, aber bei keinem der Teammitglieder auf Begeisterung stößt.

Die Gruppe vereinbart sich in einem der nächsten face-to-face Workshops etwas Zeit zu nehmen, um die Anforderungen an einen Collaboration Space im Detail zu diskutieren. Nach einem anfänglichen Brainstorming beginnt das Team die Begriffe, Anforderungen und Erwartungen zu sortieren. Nach einer intensiven Diskussion zeigt sich, dass sich das Ergebnis in drei Kategorien zusammenfassen lässt:

Sicherheit

Um standortunabängig genutzt werden zu können will das Team auf den Collaboration Space über das Internet zugreifen. Sicherheit steht dabei an erster Stelle. Dies bedeutet, dass der Zugriff auf das System verschlüsselt sein muss. Hohe Anforderungen an Datenschutz und –sicherheit erfordern, dass die Server in einem Datencenter in Deutschland stehen. Zudem soll der Code der verwendeten Software idealerweise offen, d.h. Open Source sein. Dies garantiert eine hohe Transparenz und verhindert, dass in der Software Hintertüren und Schwachstellen vorhanden sind, die zu Sicherheitsproblemen oder Datenverlust führen können.

Kommunikation

Von den Erfahrungen mit Skype und der Facebook-Gruppe geprägt kommt das Team zu dem Ergebnis, dass der Collaboration Space eine integrierte Chat- und Videokonferenzlösung zur Verfügung stellen sollte. Ein Benachrichtigungssystem stellt zudem sicher, dass alle Teammitglieder bei Änderungen informiert werden. Um die Flut an E-Mails zu minimieren solle es möglich sein tägliche oder wöchentliche Digests, d.h. Sammelnachrichten zu erhalten.

Zusammenarbeit

Für eine reibungslose Zusammenarbeit erwartet das Team einen Kalender, einen Bereich für Diskussionen sowie für das Management von Aufgaben und Dokumenten. Ein System zur Versionierung von Dateien und zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten (Collaborative Editing) stellt sicher, dass auch bei gleichzeitigem Zugriff auf Unterlagen keine Informationen verloren gehen. Werden Inhalte erstellt oder verändert informiert das Benachrichtigungssystem die Teammitglieder per E-Mail.

Kenn Sie diese Situation, dass keine der verfügbaren Lösungen die Anforderungen an eine verteilte Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg erfüllt? Welche Anforderungen sehen Sie, die ein Collaboration Space erfüllen sollte?

Teilen Sie uns Ihre Erwartungen mit. Wir freuen uns auf eine spannende Diskussion.